Las prácticas que perjudican la seguridad de los datos de carácter personal por parte de los empleados
Para el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos Personales es muy importante que los trabajadores actúen de forma diligente en el desarrollo de sus funciones.
Todo el personal que forme parte de una empresa y tenga acceso a datos de carácter personal tiene que cumplir con una serie de tips, que ayudan a evitar la pérdida de datos, así como a garantizar la seguridad y protección de datos personales.
Proteger los documentos y soportes que contengan datos de carácter personal o considerados confidenciales:
Todos los equipos o soportes informáticos deben estar protegidos mediante usuario y contraseña. Las claves y contraseñas que se utilicen para acceder a los distintos dispositivos de la empresa tienen que estar guardadas de forma confidencial.
Esto conlleva que no se pueda poner la clave en adhesivos o notas y dejarlos en lugares visibles, como en la pantalla, teclado, encima de la mesa, etc. Hay que evitar que terceros no autorizados tengan acceso (aunque sea accidental) a las mismas. Pero no solo hay que tener cuidado con las claves para la protección de Datos Personales, sino con cualquier nota que se haga en papeles o libretas que se deje en el escritorio al final del día.
Envío masivo de correos electrónicos:
Cuando se quiera enviar un mismo correo a distintos destinatarios, como pueden ser los clientes, hay que operar de una de las dos formas siguientes:
– Enviando el correo electrónico uno a uno a los clientes.
– Enviando el correo electrónico poniendo a los clientes en copia oculta.
El correo electrónico tiene la consideración de dato de carácter personal, por lo que poner los correos sin copia oculta, permitiendo que cada cual vea el correo electrónico del resto, supone una violación que afecta a la seguridad de los mismos y puede acarrear una infracción por incumplimiento de la normativa de protección de datos.
Bloquear los ordenadores cuando se ausenten del puesto de trabajo para la protección de Datos Personales:
Esta práctica conlleva que cualquier persona pueda acceder fácilmente a los archivos digitales si el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo. Para evitar esa situación, cada vez que uno se ausente de su puesto debe bloquear el equipo informático, de forma que para desbloquearlo haya que volver a introducir la clave.
Gastar especial cuidado con los dispositivos móviles:
Si se trabaja con móvil o tablet y frecuentemente se saca fuera del centro de trabajo, hay que bloquearlo utilizando una contraseña segura. También en esos casos, es conveniente utilizar programas de encriptación de datos.
Además, el hecho de que estos dispositivos se utilicen fuera del puesto de trabajo conlleva la posibilidad de que familiares o amigos accedan a los mismos. Esta es una práctica que hay que evitar para impedir que haya violaciones en la protección de Datos Personales.
Tampoco se puede olvidar, el riesgo que conlleva trabajar con nuestros dispositivos móviles a través de redes de Wi-Fi públicas, puesto que puede haber ataques, puntos de acceso falsos, toma de red y robo de información.
Destrucción confidencial de la información:
No vale el tirar documentación de trabajo directamente al cubo de basura o papelera. La documentación se debe destruir de forma confidencial, impidiendo su ulterior lectura por cualquier otra persona. Se recomienda especialmente, el uso de las máquinas destructoras de papel.
Además, es muy importante custodiar la documentación que se esté usando o con la que se esté trabajando en todo momento. Es importante hacerlo hasta el momento de su archivo o destrucción para evitar posibles fugas de datos.
Se trata de tips o hábitos que los trabajadores y trabajadoras deben tener muy interiorizados, pues muchas veces no se llevan a cabo por desconocimiento. Esto es muy habitual y suele ser una de las principales causas de incumplimiento de la normativa de protección de datos.
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